Todo lo que hay que saber de la metodología ágil Kanban

Metodología ágil Kanban, la oportunidad para reducir tiempos y costes dentro de las empresas

Hace unas semanas os hablábamos sobre la metodología ágil Scrum, una de las más utilizadas en la actualidad, pero no es la única metodología ágil utilizada. En el artículo de hoy os queremos hablar de la metodología ágil Kanban, que es junto a la Scrum la más utilizada a nivel mundial.

Todo lo que hay que saber de la metodología ágil Kanban

Las grandes empresas han venido implementando en sus departamentos desde hace años nuevas metodologías para incrementar la calidad y reducir los costes y los tiempos. Un ejemplo de esto es el just in time de Toyota que ha sido clave para el éxito de la compañía. Y es justo a partir de esta que se originó la metodología ágil kanban la cual tiene como objetivo agilizar la ejecución de proyectos.

¿Qué son las metodologías agiles?

Son metodologías diseñadas pensando en darle a las empresas la flexibilidad necesaria para desenvolverse en los actuales mercados cambiantes y competitivos. Estas tienen como objetivo adaptar los procesos de la empresa a las circunstancias que rodean el proyecto. La metodología ágil Kanban es una de las más utilizadas y famosas.

Estas metodologías pueden ser aplicadas por cualquier tipo de empresa y a cualquier tipo de proyecto. Siempre que estos se desarrollen en condiciones cambiantes y se requieran resultados rápidos y efectivos. Los principales beneficios de implementarlas son tener mayor flexibilidad, aumento de la productividad, reducción de costes y mejora de la calidad de los resultados.

Existe un manifiesto ágil compuesto por 12 principios que fue elaborado por varios autores para servir como guía a todas las metodologías agiles. Actualmente las metodologías que más se aplican en las organizaciones son scrum, programación extrema (xp) y la metodología ágil Kanban. 

¿Qué es exactamente la metodología ágil kanban?

Es una metodología ágil para la gestión de proyectos que fue desarrollada por Taiichi Ohno inspirado en lean manufacturing y just in time de Toyota. La palabra kanban es de origen japonés y significa “tarjeta visual” por esta razón la metodología ágil kanban también es conocida con ese nombre.

Otra razón por la que se le llama “tarjeta visual” es porque permite ver los flujos de trabajo para detectar demoras o cuellos de botella y mejorar la eficiencia de los procesos. El objetivo de la metodología ágil Kanban es fomentar la mejora continua y la calidad en todas las etapas del proceso haciendo seguimiento a las tareas.

¿Cómo funciona la metodología ágil Kanban?

Consiste en elaborar un diagrama o tablero en el que se clasifican las tareas en tres columnas: pendientes, en proceso y finalizadas. A este cuadro deben tener acceso todos los involucrados en el proyecto para evitar repetir las tareas o se pase por alto alguna de ellas. Con la metodología ágil kanban se realizan solo cierta cantidad de actividades a la vez.

De esta manera el equipo de trabajo puede mantenerse más enfocado e identificar fácilmente las tareas que requieren mayor atención. Para esto se usa el work in progress (wip) como indicador de los límites de capacidad del equipo. Estos límites wip deben ser ajustados tomando como base el esfuerzo esperado en comparación con el esfuerzo real para las tareas finalizadas.

Es importante mencionar que las nuevas tareas solo se pueden incorporar al ciclo a medida que las tareas actuales se van finalizando. El sistema de la metodología ágil kanban envía una señal al inicio de la línea de producción para que comience con las tareas de un nuevo producto o proceso. Con esto evitamos tanto la acumulación de trabajo como de stock o la falta de este. En otras palabras, lo que se busca es que la producción sea igual a la demanda.

¿Cuáles son los principios de la metodología ágil kanban?

La metodología ágil kanban está basada en un conjunto de principios que la hacen diferente a otras metodologías que también son consideradas agiles. A continuación, te explicamos estos principios.

1. Calidad garantizada: En esta metodología se limita la cantidad de tareas a realizar por el equipo precisamente por este principio. El enfoque debe estar puesto en la tarea a realizar para que no haya margen de error. A su vez el equipo debe buscar siempre la mejora continua para garantizar la calidad de los productos o servicios.

2. Priorización: Cuando un miembro del equipo revisa en el tablero la columna de tareas pendientes ya debe tener claro cuál es el paso siguiente. Esto permite aprovechar mejor el tiempo y que las tareas estén organizadas de forma adecuada para que el trabajo sea más fácil y rápido. Priorizando se logra también adaptar el proceso a lo que se requiera en el momento y adaptarse a los imprevistos.

3. Mejora continua: Es necesario fomentar la capacidad de trabajar en ambientes de constante cambio. Se debe diseñar una estructura de trabajo en la que se realicen tareas de cortas que permitan mejorar la calidad del resultado. Por otra parte el cambio debe ser gradual para que los equipos puedan asimilarlo fácilmente y lograr el resultado esperado.

4. Reducción del desperdicio: Este es uno de los principios más importantes pues esta metodología se enfoca en hacer solo lo necesario y hacerlo de la mejor manera posible. Lo cual implica también la reducción o eliminación de aquello que no sea requerido o sea secundario, esto es conocido como principio yagni.

5. Visualización: La metodología ágil kanban debe permitir ver y analizar cada etapa del proyecto para poder organizar las tareas. Este principio también ayudará a identificar cuáles son las modificaciones o mejoras necesarias para que el equipo funcione de manera óptima.

¿Qué pasos sigue la metodología ágil kanban?

Se deben seguir una serie de pasos para aplicar la metodología ágil kanban, los cuales te explicamos a continuación.

1. Definición de la estructura de trabajo del proyecto: Debemos crear el tablero, al que deben tener acceso todos los miembros del equipo. Cada columna corresponde a un estado especifico de las tareas, que nos ayudará a saber en qué etapa se encuentra el proyecto. La cantidad de columnas del tablero debe ser igual a la cantidad de estados por los que pasa cada tarea, desde su inicio hasta su fin. Por ejemplo diseño, planificación, evaluación, etc.

2. Visualización de las etapas del ciclo de producción: Se debe dividir el trabajo a realizar en varias partes, no se trata de tareas específicas sino de pasos para realizarlas y agilizar el proceso. Normalmente cada paso se escribe en una nota y se pega en el tablero en la etapa que corresponda. El objetivo es que el trabajo a realizar este muy claro, igual que las tareas de cada equipo o departamento, las prioridades y la meta.

3. Stop starting – start finishing: Este es el eje principal de esta metodología, el objetivo es darle prioridad al trabajo que se está realizando antes de incorporar nuevas tareas. Se debe tener una cantidad máxima de tareas que se puedan realizar en cada etapa. Esto garantizará que no se va a comenzar una nueva tarea sin finalizar la anterior evitando la acumulación de trabajo y las demoras.

4. Control del flujo de trabajo: La metodología ágil kanban, a diferencia de otras, se puede aplicar a varios proyectos en simultáneo, mezclando las tareas. Lo ideal es que el flujo de trabajo sea constante para los trabajadores, ordenando las tareas para llevar a cabo las más importantes primero. También podremos supervisar al trabajador sin tener que interrumpirlo frecuentemente.

¿Qué ventajas tiene la metodología ágil kanban?

• Se produce solo lo necesario para cubrir la demanda, evitando la acumulación de stock y el trabajo innecesario.
• Reducción de costos pues prácticamente se elimina el margen de error gracias a que los defectos se van corrigiendo durante el desarrollo de cada etapa.
• Las estadísticas son más precisas para estimar costos, rendimiento de los recursos, etc. Pues los datos son más reales. Esto se debe a que al dividir en fases podemos observar mejor lo que sucede en cada una.
• Trabajadores más motivados pues al dividir el trabajo por equipos y que estos sean autogestionados, se fomenta el desarrollo de la creatividad. También se genera mayor compromiso por parte del trabajador con  las tareas a realizar y el resultado obtenido.

¿Debo de implementar esta estrategia en mi empresa?

La aplicación de la metodología ágil kanban, o de cualquier metodología de este tipo te aporta muchos beneficios, por lo que desde nuestro punto de vista siempre es muy interesante empezar a aplicar alguna, aunque es un proceso que lleva tiempo.

Con esto damos finalizado el artículo sobre la metodología ágil kanban, esperando que os haya resultado interesante. En el caso de que la hayáis implementado en vuestra empresa o tengáis más dudas, estaremos encantados de leerlos en los comentarios.

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