La transformación digital en las empresas es un hecho innegable que viene ocurriendo desde principios de la década pasada sin parar. Se trata principalmente de una herramienta para adaptarse con mayor facilidad a los cambios; procurando brindar mayores soluciones y una mejor experiencia a sus clientes, sobre todo, si quieren hacer crecer su negocio.

Han sido muchos sus detractores que han terminado por reconocer sus ventajas, abrazando las nuevas técnicas y los cambios ofrecidos por transformación digital.

Principalmente, luego de más de una docena de meses en pandemia; donde, los puestos de trabajo se trasladaron a las casas, dando paso a una aceleración en todo lo que tiene que ver con el entorno digital.

Si aún tienes dudas sobre sus cimientos, te contaremos lo que necesitas saber sobre transformación digital en 2021; su importancia y las claves que te llevarán a migrar a lo digital exitosamente.

¿Qué es la transformación digital?

Vivimos en un entorno cambiante, donde la digitalización se ha hecho presente desde hace décadas. Se han desarrollado herramientas y nuevas tecnologías que actualmente forman parte tanto de nuestra cotidianidad como la de los mercados laborales. Sin embargo aún existe mucho desconocimiento con respecto a que es la transformación digital y como implementarla. Aquí te explicaremos de que se trata este tema.

¿Qué es exactamente la transformación digital?

Es un proceso a través del cual las empresas incorporan nuevas tecnologías con la finalidad de mejorar sus métodos de trabajo y obtener mayores beneficios. Se trata de digitalizar los procesos para aumentar la competitividad y agregar un nuevo valor añadido. Se combinan las estrategias existentes con la innovación tecnológica para aumentar la productividad y ofrecer mejores productos o servicios.

Esto no solo implica un cambio en los procesos, también en la cultura de la organización y la mentalidad de los integrantes de la misma.  Por lo tanto se debe realizar una evaluación y rediseño de algunas o todas las áreas de la empresa, y la capacitación de los empleados. Todo esto representa grandes cambios que pueden generar incertidumbre en todos los niveles de la organización.

Sin embargo, la transformación digital es necesaria si queremos una empresa capaz de adaptarse y competir en un entorno económico cada vez más desafiante. Esto también nos permitirá a optimizar los procesos, entregar mejores productos o servicios e incluso entrar en nuevos mercados.

Hacer negocios en este momento, no es para nada lo mismo, que, hace 20, incluso 10 años atrás. Donde, contar con un sistema de trabajo cohesivo y presencial era una garantía de fiabilidad; una situación que ha mutado en los nuevos tiempos, donde, no es necesario estar frente a frente para hacer negocios.

Por lo que, sin lugar a dudas, para la gestión empresarial es imperativo dar el salto de fe a lo digital cuanto antes; si quieren mantenerse vigentes en el mercado.

80% de las empresas en el mundo, pisaron el acelerador hacia la transformación digital debido al covid-19 (Forbes.co, 2020).

Casi siempre, el cambio significa riesgo, y, en el caso de la transformación digital no existe una excepción. Ya que, su incorporación puede traducirse en profundas modificaciones que pueden estar arraigadas en nosotros; cambiando metodología de trabajo, productos, procesos y estrategias con décadas de práctica y una confianza demostrada.

Una razón por la que, quienes escuchan sobre el proceso de transformación digital pasan por cuatro etapas antes de afrontarlo: resistencia, resignación, aceptación e iniciación. ¿Te has preguntado donde te ubicas en este proceso?

¿Cuál es la importancia de la digitalización de las empresas?

Uno de los sectores que afronta las mayores ventajas y, también los mayores detractores, en cuanto a la transformación digital, es la ingeniería de procesos. Podríamos creer, que, en realidad son procesos que van de la mano, en un mundo que está basado en datos; pero, algunos fieles creyentes de la ingeniería de procesos comerciales, no terminan de verlo con buenos ojos.

Llevar un sistema de procesos al más alto nivel es la meta de todas las empresas de alto nivel del mundo. Un área, en la que, han sido creados diferentes sistemas y algoritmos que optimizan exitosas herramientas utilizadas previamente; como es el caso de Six Sigma, un compendio de técnicas (Establecido con éxito en los 80s), que buscaban la eficiencia y mejora de la calidad.

La transformación digital disminuye la cantidad de pasos y procesos que deben realizarse para la optimización de cualquier actividad; automatizando el proceso que realizan diversas manos y llevándolo todo a una simple recopilación de datos dentro de un impoluto software.

De esta forma, las empresas pueden observar cambios y sucesos que ocurren dentro de su organización desde un lente muy objetivo proveniente de los datos. Considerando nuevas políticas, como, por ejemplo, que la experiencia del usuario, su atención, satisfacción y recomendación importan.

La transformación digital se abre paso entre antiguos supuestos que rodean a los negocios en todos los ámbitos. Permitiendo a una empresa hallar valor en oportunidades que no se habían considerado y entornos diferentes a lo que establecía la metodología de procesos.

Vivimos en un mundo en el que la tecnología es cada vez más relevante y cada día hay nuevos avances tecnológicos. Por esta razón si las empresas no quieren quedarse rezagadas y obsoletas deben adaptarse a las nuevas tendencias. La transformación digital lleva a las empresas que la aplican a reorganizar sus procedimientos y estrategias corporativas, obteniendo mayores beneficios.

Se aprovechan las nuevas tecnologías para implementar nuevos modelos de negocio centrados en el cliente y responder a sus nuevas demandas. También se incrementa la eficiencia en las operaciones y la competitividad de la empresa, ofreciendo una mejor experiencia al cliente. Además la digitalización es importante para la toma de decisiones más acertadas, pues tendremos datos más confiables y un mejor análisis de los mismos.

Factores claves en la transformación digital

Los avances tecnológicos han revolucionado el mundo de los negocios de forma acelerada y muchas empresas no han podido avanzar al mismo ritmo. Actualmente las empresas están en mercados muy exigentes, se busca que las innovaciones tecnológicas ayuden a mejorar estrategias, fomenten la innovación y la mejora continua.

Es por eso que la transformación digital juega un papel importante para potenciar los procesos, competencias y  actividades de la organización. Para lograr exitosamente esto existen factores en la transformación digital que son clave y que debes conocer.

• La primera clave para una transformación digital exitosa es dejar a un lado el miedo al cambio. Este hace que muchas empresas mantengan modelos obsoletos perdiendo competitividad en los mercados actuales. Lo cual impacta directamente en la satisfacción de los clientes, pues estos demandan nuevas y mejores formas de satisfacer sus necesidades.
• Se debe evaluar muy bien las innovaciones tecnológicas que se implementaran para saber si estas realmente aportaran valor a la empresa u organización. También se debe estudiar cómo se usaran y como formaran parte del proceso de digitalización para tener claridad en el proceso de implementación.
• Es importante atender las demandas de los clientes, estos cada vez exigen mejores tecnologías que le brinden una mejor experiencia. Por eso es importante conocer a nuestros clientes, saber cuáles son sus necesidades y expectativas para poder satisfacerlas y generar ventajas competitivas para la organización.
• Se deben tomar en cuenta todos los elementos externos como las leyes actuales, los competidores, las variaciones económicas, temas ambientales etc. Esto le dará a la organización la capacidad de hacer frente a las exigencias del mercado.
• Otro factor importante es la formación de las personas que conforman la organización. Si queremos la participación y el compromiso de estas en la transformación digital, debemos capacitarlas adecuadamente y garantizar que entiendan los cambios que se implementaran.

Pasos para implementar la digitalización en una empresa

La forma de implementar la transformación digital varía según el tipo de empresa, sus necesidades y objetivos. Sin embargo existen una serie de pasos que pueden orientarte y que puedes adaptar a tus necesidades.

1.    Evaluar el modelo de negocio y reorientarlo

El primer paso es evaluar los procesos actuales de la empresa para identificar oportunidades de mejora. Esto puede implicar la modificación de una pequeña tarea o una operación completa. Es importante tomar en cuenta la información interna de la empresa y los requerimientos del mercado para descubrir cómo podemos optimizar nuestro modelo de negocio.

2.    Identificar las tecnologías clave

Existe una amplia variedad de nuevas tecnologías con un importante crecimiento, pero no todas se adaptan a todos los tipos de empresa. Podemos equivocarnos si tomamos en cuenta solo los beneficios que ofrece una tecnología, pues puede que esta no se adapte al proceso que queremos optimizar. La transformación digital no consiste únicamente en aplicar nuevas tecnologías, si no que debemos seleccionar aquella que más nos convenga.

Por eso debemos tener claro cuáles son los objetivos que queremos alcanzar y las características y requerimientos del proceso para poder elegir la tecnología adecuada.

3.    Formar equipos de talentos

Para implementar correctamente nuevas tecnologías, se necesitaran personas capacitadas en el uso de las mismas. Estas deben ser capaces de transformar ideas en un plan y comunicar el mensaje a los demás miembros del equipo efectivamente. Si no contamos con expertos en el área será más difícil la implementación y pueden surgir errores.

Es importante capacitar a todos los miembros del equipo, sin embargo debemos contar con un experto en la tecnología específica que queremos implementar. Este experto puede ser un miembro del equipo que tenga los conocimientos necesarios o un nuevo talento reclutado.

4.    Definir una ruta de trabajo

En este punto ya sabemos que queremos lograr y que personas necesitamos para lograrlo, ahora debemos diseñar una plan para ejecutar las tareas. Lo ideal es dividir este plan en fases de implementación, para disminuir riesgos. También es importante evaluar cada fase a través de indicadores para saber si avanzamos en la dirección correcta.

5.    Definir los kpis

Todo plan debe tener asociada una serie de indicadores clave de rendimiento (kpi) para conocer su efectividad e identificar si es necesario hacer correcciones. Debemos establecer también metas alcanzables  junto con un plazo definido así el equipo se mantendrá enfocado. Estas métricas serán de gran utilidad en la evaluación de resultados y la toma de decisiones futuras.

6.    Crear un comité de transformación digital

Finalmente es clave crear un comité de transformación digital que evalúe el cumplimiento de los objetivos. Este comité debe tomar las decisiones que guiaran a la empresa en el proceso de implementación de la transformación digital.

Otra de las funciones del comité es chequear constantemente los proyectos y verificar que se cumpla todo lo planeado. Lo ideal es que esté integrado por miembros de la directiva que puedan tomar decisiones y expertos en nuevas tecnologías y transformación digital.

Es importante aplicar cada cierto tiempo estos pasos pues cada vez tenemos más innovaciones digitales disponibles para hacer modificaciones en todas las partes del proceso. Además toda estrategia debe ser constantemente evaluada y adaptada pues los requerimientos del mercado están en constante cambio.

Desde Digitalvar siempre hemos apoyado todo la transformación digital en las empresas, sean del tamaño que sean. Son muchas las ventajas que esta nos ofrece, así que si ya sabes qué es la transformación digital, no esperes más.

Ventajas que ofrece la transformación digital

En el entorno industrial, la transformación digital abre una ventana a una serie de oportunidades que combinan prácticas y formas con el análisis de datos; dando como resultado, beneficios que no querríamos dejar de aprovechar de ninguna manera. Estos son:

• La migración a lo digital influye en el ahorro del tiempo y, por ende, el ahorro del dinero invertido en los procesos.
• El manejo de información en servidores digitales compartidos permite la descentralización de la producción, optimizando la movilidad y la comunicación en entornos remotos.
• Incrementa la eficiencia en temas de productividad relacionadas con las operaciones.
• Permite explorar diferentes oportunidades y fuentes de ingreso, dando paso a la incorporación de nuevos productos y servicios de una empresa.
• Incrementa la rapidez de respuesta ante una actualidad tecnológica con mercados siempre cambiantes.
• Al mejorar los procesos, mejoras los productos y la eficiencia, por ende, te vuelves más competitivo.
• Fomenta la integración, colaboración y comunicación entre diferentes departamentos en una empresa, haciendo a todos participes del éxito.
• Favorece y agiliza el proceso de toma de decisiones, gracias al aprovechamiento del análisis de datos.

4 claves para lograr una exitosa transformación digital

Hay que admitir que muchas de las tareas necesarias para evolucionar no son para nada cómodas, ni mucho menos, sencillas de ejecutar. El miedo al cambio es un factor particular que genera esa sensación de inseguridad, usualmente acompañado de desinformación o falta de inversión.

Pero, la actualización y llegada de la transformación digital a nuestras vidas debe mirarse como una invitación a abandonar nuestra zona de confort; con las miras puestas en el crecimiento y optimización de nuestro negocio. Aquí te dejamos algunas claves muy útiles para el cambio:

1. Traza una ruta de transformación

Crear una ruta con todos los pasos que planeas seguir y como los aplicarás será importante para guiar con pase firme tu estrategia de transformación digital. De esta forma, quienes trabajan a tu lado podrán entender y confiar con mayor facilidad, en este proceso de cambios y aprendizaje que afrontarán.

Nadie quiere transitar por este camino en soledad, por lo que, cuanto antes se lo comuniques a tus socios y/o colaboradores, más rápida será la transición. Si les cuesta creer en las propuestas, apóyate con estadísticas y la representación del cambio que se está propiciando en el mundo entero.

2. Abre paso a los nuevos modelos de negocio

La implementación de nuevas tecnologías de trabajo será parte del proceso de migración y transformación digital de tu negocio. Por ejemplo, Lean Startup es una metodología muy eficiente que te permite introducir nuevos negocios ahorrando tiempo y dinero; minimizando los riesgos que asumes en tu inversión.

La inversión global en transformación digital crecerá más de 15% entre 2020 y 2023 (Isuser.es, 2020).

El objetivo siempre será lograr un crecimiento eficiente que pueda sostenerse en el tiempo. Pero, será necesario que realices una investigación particular en el nicho que te interesa y proceder con la creación de estrategias.

Una gran forma de iniciar consiste en estudiar algunos de las estrategias de negocio implementadas por gigantes del mercado; tales como: Facebook, Instagram, Twitter, etc.

3. Innova e impulsa a tus colaboradores a innovar

Tal como mencionábamos antes, el proceso de innovación es complicado y arduo de aplicar, pero, se aligera un poco llevando la carga en compañía. Para innovar es necesario estudiar y conocer las tendencias, ya que, esto te llevará a saber cuál es el interés de tus potenciales clientes.

Generar un nuevo valor con tus productos, servicios y procesos, debe ser la prioridad para triunfar en el mundo comercial de la actualidad.

La eficiencia será la clave para optimizar tus procesos, así que, debe ser el centro de la organización aplicable. Fomentando el desarrollo de tus trabajadores, manteniéndolos al tanto de los cambios y preparándolos para el futuro, contarás con un entorno sólido que buscará la excelencia.

4. Mejora tu relación con el cliente

Parte del final que se busca con la transformación digital tiene que ver con el conocimiento del cliente y como mejorar sus experiencias. No por nada, un gigante como Google ha modificado factores del posicionamiento de sus algoritmos, enfocándose principalmente en el usuario, aún por encima del contenido.

No temas implementar tecnologías digitales vanguardistas, como, la incorporación al Big Data, IA, RPA y demás propuestas. Ya que, esto mejorará exponencialmente la comunicación y el análisis que podemos dar a la respuesta de nuestros clientes, así como, la búsqueda de una nueva población.

Tendencias de transformación digital que seguirán tomando fuerza

Big data

Su misión es gestionar, almacenar y analizar volúmenes diferentes de datos en cantidades masivas con tiempos de espera muy cortos. No es una tendencia que pueda considerarse como emergente o realmente nueva; pero, hoy más que nunca se mantiene vigente y en constante actualización para brindar una mirada fresca dentro de cualquier modelo de negocios.

Recuerda, el éxito ya no se trata solo de cumplir y solventar las necesidades de la empresa; también, se trata de entender al usuario y generar una experiencia de trabajo óptima.

Ciberseguridad

Una de los mayores riesgos que enfrenta el entorno digital donde reposan miles de millones de datos privados, es la ciberseguridad. Sobre todo, luego de la pandemia provocada por el Covid-19, los datos acumulados “en la nube” se ha incrementado considerablemente; convirtiendo la protección de datos en una prioridad.

Por ello, los desarrolladores e ingenieros en técnicas avanzadas de manejo de datos se mantienen en búsqueda de nuevas técnicas de protección. Cada vez más personalizadas y con mayor blindaje; que incluso, derivan en nuevas carreras universitarias, maestrías y programas de formación.

Inteligencia Artificial y RPA

La automatización de procesos robóticos y la inteligencia artificial conversacional son tendencias en alza dentro de la transformación digital. Se plantean como soluciones a las crisis empresariales que existían previas al 2020 y las que quedarán cuando termine la pandemia.

Se espera que en los próximo años ambas tecnologías se mantengan en constante innovación y evolución; con la fuerte convicción de que nuevos sistemas saldrán dentro de poco a la luz, sobre todo, en materia de sonido y detección del lenguaje natural.

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