Data Governance, todo lo relacionado con los datos de una empresa
Los datos son muy importantes dentro de las empresas, y como hemos hablado en artículos anteriores, por aquí os dejamos un enlace donde podéis ver el artículo “¿Qué es el Big Data?”, debemos conocer también el significado y la misión del data governance.
Las empresas deben tener cierto interés en el conocimiento de los datos que la rodean, porque es una manera de conocer más el entorno y las necesidades que hay. Al fin y al cabo, el correcto análisis de los datos nos permitirá seguir creciendo.
Por ello, es interesante que expliquemos en que consiste el Data Governance y los objetivos que se buscan con su aplicación.
¿Qué es el Data Governance?
El Data Governance, también conocido como gobierno del dato, hace referencia a toda aquella gestión que se realiza en relación con la disponibilidad, integridad, usabilidad y seguridad de los datos de una empresa. Disponer de esta estrategia permitirá que el data-driven sea eficaz.
Para que entendamos esto de manera más sencilla, el data governance consiste en la capacidad que tiene una compañía de cuidar la calidad de los datos, garantizar su protección y gestionar el ciclo de vida de la información.
Cada vez estamos rodeados una gran cantidad de datos que provienen de diferentes fuentes y con distintos formatos, por lo que es interesante saber integrar estos datos y hacer un correcto tratamiento para garantizar su calidad e integridad. Además, con este proceso lograremos extraer valor de ellos, pudiendo desarrollar conclusiones adecuadas para el negocio.
¿Cuáles son los objetivos del Data Governance?
Poder tener una estructura bien organizada nos puede ayudar a cumplir los objetivos y estar más cerca de los intereses y líneas marcada por la compañía. El data governance puede fomentar la creación de reglas que son más eficientes, haciendo frente a ambigüedades, problemas o ciertos incumplimientos.
Los objetivos principales que tiene el data governance son:
- Mejor toma de las decisiones.
- Disminuir la fricción operativa.
- Proteger y cuidar las necesidades del personal con interés en los datos.
- Capacitar a la dirección y al personal para adoptar enfoques comunes para problemas de datos.
- Construir procesos estándar repetibles.
- Reducir costes y aumentar la eficacia coordinando esfuerzos.
- Garantizar la transparencia en los procesos.
Según cada tipo de empresa se tendrán diferentes objetivos, por lo que dependerá en el enfoque que se desee dar al programa. Hay que ser realista y detectar a todos los interesados en un tema que está siendo tratado en el data governance.
¿Cuáles son los principios básicos del data governance?
Dentro del gobierno de datos podemos encontrar una serie de principios que están orientados a mejorar y resolver conflictos relacionados con los datos, que son los siguientes:
Integridad
Las personas que participen en el data governance deben ser comunicativos y veraces en el momento que haya discusiones, restricciones, opciones o impactos para las decisiones relacionadas con los datos. Es importante que haya integridad en las relaciones y que las decisiones se tomen en base a los resultados obtenidos.
Transparencia
Todos los procesos engloban transparencia, de manera que debe quedar claro para todos los participantes y auditores cómo y cuándo las decisiones que están relacionadas con los datos han sido introducidas en los procesos.
Auditabilidad
Todas las decisiones que se tomen en torno al data governance, así como los procesos y controles, deben ser auditables y estarán acompañados de la documentación que permita hacer soporte para los requerimientos basados en auditoría.
Responsabilidad
Se definirán las responsabilidades para las decisiones multifuncionales que se relacionen con los datos, procesos y controles.
Gestión
El data governance definirá las responsabilidades para las actividades de gestión que son las responsabilidades de los contribuidores individuales, junto con las responsabilidades del grupo de administradores de datos.
Control y balance
A su vez, el data governance define las responsabilidades como una manera de introducir controles y balances entre negocio y tecnología, y entre aquellos que crean y recogen información, la administran y la utilizan, además de introducir las normas y requerimientos para el cumplimiento.
Estandarización
El data governance introduce y da soporte a la estandarización de datos de la empresa. De esta forma nos aseguramos de que exista una homogeneidad a la hora de tratar los datos y de almacenarlos.
Gestión del cambio
Da soporte a actividades proactivas y reactivas de gestión del cambio, para valores de datos de referencia, datos maestros y metadatos.
¿Cuáles son las ventajas del data governance?
El data governance es necesario cuando la empresa maneja una gran cantidad de datos, por ello, esto nos puede conseguir determinadas ventajas, como, por ejemplo:
- Mayor seguridad.
- Mejora en la comunicación entre las diferentes partes de la empresa.
- Aumento de la flexibilidad empresarial.
- Mitigar los riesgos en el momento de mejorar la calidad de los datos.
- Mucha más velocidad y automatización.
En definitiva, el data governance permite que la empresa sea mucho más productiva logrando mejorar a su vez los resultados. Hoy en día todo es medible y almacenable, por lo que podemos analizar todos los procesos y acciones que una empresa haya realizado a lo largo del tiempo.
¿Qué fases tiene el data governance?
Si hablamos de las fases en las que podemos dividir este concepto, lo podemos hacer en 4 principalmente.
- Datos disponibles: esta es la primera fase del data governance, y consiste en maximizar la disponibilidad de activos de información. Mediante esta etapa logramos unificar todos los datos en una misma plataforma para llegar a ellos de manera más rápida.
- Creación de roles, responsabilidades y reglas: el data governance tiene el objetivo de crear una infraestructura consolidada para lograr jerarquizar bien los roles. En este paso es donde toma especial importancia la figura del Chief Data Officer, y es que la tarea de asignar los roles y establecer un protocolo de acción tiene que ver con la capacidad de liderazgo y visión.
- Asegurar datos: los datos de las empresas son muy importantes, por lo que cualquier pérdida de estos sería muy grave, perdiendo tiempo, dinero y esfuerzo. Con el data governance mantendremos la seguridad de estos datos para no perderlos.
- Estructura en base a los datos: los datos permiten que la organización empresarial se desarrolle en torno a estos, por ello, se desarrollarán mecanismos de retroalimentación para aplicar mejorar tanto en la jerarquía como en la toma de decisiones.
¿Cuándo se debe de aplicar el data governance?
Para poner en marcha una estrategia de data governance, hay que tener en cuenta que el proyecto debe estar apoyado por todas las personas que forman parte de la compañía, y de las que la lideran, involucrando a las personas que tienen interés en los datos como aquellas que los van a utilizar.
Además de esto, hay que analizar una serie de factores para determinar si es necesario aplicar el data governance. Siempre que se cumplan los siguientes factores será necesaria su aplicación:
- La empresa es cada vez más grande y maneja una mayor cantidad de datos, quedándose atrás el sistema tradicional.
- Los sistemas de datos son más complicados, haciendo que la gestión tradicional no sea suficiente para llevar a cabo las actividades multifuncionales.
- Figuras como los arquitectos de datos de la organización necesitan un programa multifuncional de apoyo para obtener una visión sobre las preocupaciones y preferencias de datos de la compra.
- Las regulaciones, normas, cumplimientos o requerimientos contractuales piden un data governance más formal que los que se tienen actualmente.
- Los comités pasan a convertirse en foros de defensa del dato propio.
- Informes en los que se emplea el mismo dato, pero tienen resultados diferentes.
- Cuando el usuario pierde mucho tiempo a la hora de buscar el dato que necesitan.
- Cuando el data scientist deja la compañía y nadie de la empresa sabe como funciona el modelo.
- Los científicos pierden más tiempo limpiando los datos que diseñándolos.
- El cuadro de mando que es considerado como excelente no es utilizado por nadie.
- El modelo es considerado como excelente pero no es comprado por nadie.
- Un DataMart puede tardar meses en estar disponible pero algunos usuarios lo necesitan con urgencia.
- Distintos data-labs de unidades de negocio diferentes que construyen modelos con objetivos que son idénticos, pero con distinto grado de predictibilidad, dando lugar a una pérdida de eficiencia.
- Data Lakes que crecen de manera exponencial sin que nadie se atreva a eliminar información por si en algún momento se puede utilizar.
Cuando se dan estas circunstancias, el data governance tiene un papel muy importante, logrando tener mayor control sobre los procesos y evitando que se desarrollen determinadas situaciones que puedan afectar a la compañía.
Todas las empresas manejan datos, pero en especial, aquellas que son de mayor tamaño deben tener un especial interés en desarrollar el data governance en su modelo. Es una forma de mejorar la gestión de datos y su aplicación en los diferentes procesos. Además de mejorar la seguridad de estos datos y su correcto mantenimiento.
Confiamos en que este artículo sobre el data governance os haya resultado útil, conociendo la importancia y la relevancia que tienen los datos hoy en día. Aplicar un análisis en profundidad de la información pasada de una compañía o estrategia, permitirá sin dudas allanar el futuro de la misma.
Como siempre, estaremos encantados de resolver todas las dudas que puedan surgir sobre el data governance o cualquier otro aspecto del mundo digital, ¡os leemos!
